CÓMO OPTIMIZAR SU RFP DE TRANSPORTE DE CARGA: NUEVE PREGUNTAS ESENCIALES PREVIAS A LA COTIZACIÓN 

Prepararse minuciosamente antes de poner su carga para cotización es importante para asegurar los mejores proveedores de logística para su empresa. El simple envío de una hoja de cálculo a cientos de proveedores sin una planificación adecuada puede dar como resultado un desperdicio de esfuerzo y resultados menos que ideales.

En este artículo, exploraremos nueve preguntas esenciales que debe considerar para prepararse para el éxito antes de enviar su RFP. Al hacer estas preguntas, estará mejor posicionado para recibir tarifas competitivas y los niveles de servicio que su negocio requiere.

2. ¿Cómo es para usted un buen transportista?

Realizar una solicitud de información (RFI) antes de enviar su carga a cotización es un paso estratégico que puede mejorar significativamente la eficacia del proceso de adquisición. Una RFI le permite recopilar información valiosa de posibles proveedores de logística sobre sus capacidades, ofertas de servicios y experiencia en la industria.

Este paso preliminar le ayudará a comprender mejor el mercado, refinar sus requisitos y, lo más importante, descalificar a los proveedores que no cumplan con sus estándares de participar en su cotización. Al realizar una RFI, puede asegurarse de que su RFP sea específica y esté bien informada, lo que generará ofertas más competitivas, soluciones personalizadas y, en última instancia, una mejor alineación entre las necesidades de su negocio y los servicios ofrecidos por los proveedores potenciales.

3. Definir métricas de éxito: ¿cómo se vería un resultado de cotización exitoso? ¿como?

Imagínese seis semanas después de haber adjudicado sus carriles a los postores exitosos en su solicitud de propuestas: ¿cómo se ve el éxito? Considere lo siguiente:

• ¿Cómo será el informe de cotización para su gerencia?
• ¿A qué KPIs va a dar seguimiento?
• ¿Cuáles son las expectativas mínimas de KPI para que los proveedores permanezcan en su red?
• ¿Cómo mejorará el servicio a sus clientes?
• ¿Cómo ayudarán estos proveedores de servicios a agilizar sus operaciones?
• ¿Cómo evaluará a los proveedores a lo largo del tiempo para determinar cuáles ofrecen el mayor valor?
• ¿Cómo determinará si un proveedor realmente le ha ahorrado dinero?

Definir claramente los objetivos de su empresa le ayudará a establecer los KPI para la cotización. Este es un paso crucial: si bien los proveedores de bajo costo pueden parecer atractivos al principio, un servicio deficiente puede generar costos más altos a largo plazo. Es esencial saber cómo medirá el éxito y comunicar sus expectativas a los postores desde el principio.

4. ¿Cómo podrían las condiciones fluctuantes del mercado de transporte de
mercancías afectar su oferta?

En el mercado del transporte de mercancías, la oferta y la demanda pueden fluctuar significativamente. Durante un mercado de transportistas, los volúmenes de carga son altos y la disponibilidad de camiones es limitada, lo que provoca que las tarifas aumenten rápidamente. Por otro lado, en un mercado de transportistas, donde los volúmenes de carga disminuyen y los camiones están fácilmente disponibles, se presenta una oportunidad de reducir costos y al mismo tiempo mantener altos niveles de servicio. Comprender estas dinámicas del mercado le ayudará a evaluar mejor su poder adquisitivo, estructurar contratos de transporte de manera eficaz y planificar los cambios del mercado. A continuación se presentan algunas consideraciones clave:

Reducción de costos: Su función consiste en minimizar los gastos de la cadena de suministro, por lo que, cuando la capacidad es abundante, puede aprovecharla para negociar tarifas más bajas. Sin embargo, es importante reconocer el equilibrio: las compañías aún necesitan obtener ganancias, y establecer tarifas demasiado bajas puede tener consecuencias graves:

• Si las tarifas se reducen demasiado en general, esto podría obligar a algunos transportistas a cerrar, lo que agravaría la escasez de conductores.
• La reducción de la asequibilidad puede llevar a un mantenimiento descuidado, lo que resulta en más averías, accidentes y reclamaciones.
• Los transportistas frustrados podrían ofrecer niveles de servicio más bajos debido a tarifas insostenibles.
• Los transportistas pueden priorizar a los cargadores que los trataron de manera justa durante las recesiones cuando el mercado cambia a su favor.

Duración del contrato: ¿Durante cuánto tiempo debería exigir a los transportistas que mantengan sus tarifas? En un mercado de bajo volumen y alta capacidad, los transportistas a menudo ponen su carga en cotización para asegurar precios más bajos de su red de transportistas. La expectativa es que si un transportista quiere conservar su negocio, debería reducir sus tarifas. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los desastres naturales, los acontecimientos geopolíticos, las elecciones o las pandemias pueden cambiar rápidamente el mercado a favor de los operadores. En tales escenarios, los transportistas pueden no respetar las tarifas bajas a las que se comprometieron previamente, ya que pueden encontrar oportunidades más rentables en otros lugares. Ser poco realista con sus términos podría dejar su cadena de suministro vulnerable.

Las cadenas de suministro y los transportistas dependen unos de otros para tener éxito. El trato justo, incluso cuando uno tiene la ventaja, es clave para construir relaciones duraderas y mutuamente beneficiosas.

8. ¿Cómo será la nueva normalidad después de la cotización del transporte de
mercancías?

Determinar la cantidad de proveedores de transporte que desea en su red después de una cotización exitosa guiará la forma en que maneja las respuestas a la RFP.

• ¿Está buscando tener múltiples transportistas en rutas de gran volumen para garantizar una capacidad constante?
• ¿Prefieres consolidar tantos servicios y modos como sea posible con un solo proveedor para mejorar la gestión de la red?
• ¿Utilizará un sistema de cotización en cascada o adjudicará un volumen preestablecido a cada postor exitoso?

Siempre es una buena práctica construir relaciones con sus proveedores, incluido algún tiempo en persona con sus líderes, si es posible. Explore las relaciones estratégicas e invítelos a realizar consultas sobre su cadena de suministro para descubrir oportunidades de ahorro de costos tangibles e intangibles. Convertir a su proveedor de transporte en un socio estratégico puede tener beneficios duraderos para su cadena de suministro e impulsar el crecimiento empresarial. 

9. ¿Cómo se comunicará antes, durante y después del proceso de cotización de flete?

Una comunicación clara con todos los postores, incluido el intercambio de información detallada sobre sus requisitos y expectativas de valor, minimizará el riesgo de problemas después de adjudicar sus carriles. Esfuércese por comunicarse en exceso y no tenga miedo de reiterar y repetir lo mismo para lograr transmitir su mensaje.

En TRAFFIX, nos especializamos en resolver desafíos logísticos complejos para los transportistas. A través de nuestras Soluciones de Transporte Gestionado (MTS), asumimos la pesada tarea de realizar licitaciones de transporte, incluida la evaluación de los transportistas, la gestión de las comunicaciones y la revisión de las ofertas en nombre de nuestros clientes. Además de administrar ofertas para nuestros clientes de MTS, nuestra amplia experiencia como proveedor de transporte, habiendo participado en miles de ofertas, nos ha convertido en expertos en ambos lados del proceso de RFP. ¿Está interesado en subcontratar parte o la totalidad de su cadena de suministro? ¡Contacte a TRAFFIX hoy mismo!