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COMMENT OPTIMISER VOTRE DEMANDE DE PROPOSITIONS POUR LE TRANSPORT DE MARCHANDISES : NEUF QUESTIONS ESSENTIELLES AVANT L’APPEL D’OFFRES

septembre 19, 2024

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Une préparation minutieuse avant de lancer un appel d’offres pour votre fret est importante pour attirer les meilleurs fournisseurs de services logistiques pour votre entreprise. Le simple fait d’envoyer une feuille de calcul à des centaines de fournisseurs sans avoir planifié les choses correctement peut entraîner un gaspillage d’efforts et des résultats peu satisfaisants.

Dans cet article, nous aborderons neuf questions essentielles que vous devez vous poser afin de mettre toutes les chances de votre côté avant d’envoyer votre appel d’offres. En posant ces questions, vous serez mieux placé pour obtenir des tarifs compétitifs et les niveaux de service exigés par votre entreprise.

QU’EST-CE QU’UN APPEL D’OFFRES OU UNE DEMANDE DE PROPOSITIONS?

Un appel d’offres pour le transport de marchandises, également appelé demande de proposition (ou RFP, en anglais) ou demande de devis (RFQ, en anglais), est un processus formel par lequel les expéditeurs invitent les prestataires de services logistiques à soumettre des propositions pour prendre en charge leur transport de marchandises. Ce processus est indispensable pour évaluer les partenaires potentiels et obtenir le meilleur service et les meilleurs tarifs.

NEUF QUESTIONS À RÉSOUDRE POUR ÉVITER L’ÉCHEC D’UN APPEL D’OFFRES DE MARCHANDISES

Votre chaîne d’approvisionnement est unique et nécessite une approche personnalisée de la part de fournisseurs de transport qui s’engagent à assurer le succès de votre entreprise. Avant de présenter votre offre à des partenaires logistiques potentiels, il est essentiel de tenir compte des éléments suivants :

  • Renseignez-vous auprès de votre personnel d’expédition : Informez-vous sur les solutions spéciales que vos fournisseurs actuels ont mises en œuvre pour vos produits. Si votre entreprise dépend d’un transporteur pour une solution personnalisée, le fait de présenter un appel d’offres à ce dernier pourrait avoir des conséquences négatives.
  • Évaluez les risques liés au changement de fournisseur : Réfléchissez à ce qui pourrait se produire si vous optez pour un fournisseur moins cher et que les choses tournent mal. Pourriez-vous rétablir la relation avec votre fournisseur actuel avec peu de perturbations? Déterminez également si votre fournisseur actuel offre une valeur ajoutée, au-delà du simple coût, grâce à des solutions personnalisées. Le changement de fournisseur pourrait compromettre les solutions uniques déjà en place.
  • Comprendre vos produits et leurs besoins en matière d’expédition : Identifiez les exigences particulières en matière d’expédition de vos produits.
  • Y a-t-il, dans vos lieux de ramassage ou de livraison, des considérations telles que des rendez-vous en dehors des heures de bureau ou des temps d’attente prolongés qui pourraient avoir une incidence sur les capacités?
  • Votre fret nécessite-t-il un équipement spécialisé, tel que des remorques logistiques ou des conteneurs frigorifiques ventilés?
  • Quelles sont les voies de transport qui entraînent généralement la plus grande part de frais supplémentaires, quels sont ces frais et pourquoi sont-elles imposées?
  • Votre produit est-il soumis à des réglementations, telles que celles de la Food and Drug Administration, qui exigent des preuves de nettoyage, des sceaux ou d’autres normes?
  • Avez-vous besoin d’une habilitation de sécurité, comme une carte TWIC, pour le ramassage ou la livraison?
  • Votre produit a-t-il une odeur ou laisse-t-il des débris qui sont susceptibles de déplaire à de nombreux transporteurs?
  • Votre produit est-il sensible à la température? Dans ce cas, quelles sont les exigences en matière de température?
  • Imposez-vous à tous les transporteurs de détenir des certifications telles que CTPAT ou Smartway?
  • Prévoyez-vous de fournir votre propre carburant et vos propres frais supplémentaires?

Il est essentiel de divulguer dès le départ à vos soumissionnaires toutes les exigences particulières, les horaires relatifs aux frais supplémentaires, au carburant, ainsi que les lieux d’expédition et de réception complexes. À défaut, les participants à votre appel d’offres risquent de soumettre des offres à des prix exagérément bas ou de s’engager à fournir une capacité qui ne correspond pas à la demande réelle. Étant donné que vous devrez responsabiliser vos transporteurs par rapport à des indicateurs de performance spécifiques, il est important de leur fournir les informations dont ils ont besoin pour réussir.

2. À quoi ressemble un bon transporteur pour vous?

Avant de lancer un appel d’offres pour votre fret, vous devez effectuer une demande d’informations (DI), une étape stratégique qui peut améliorer considérablement l’efficacité du processus de passation de marchés. Une DI vous permet de recueillir des informations de valeur auprès de prestataires logistiques potentiels sur leurs capacités, leurs offres de services et leur expertise dans le secteur.

Cette étape préliminaire vous permet de mieux comprendre le marché, d’affiner vos exigences et, surtout, de disqualifier les fournisseurs qui ne répondent pas à vos critères de participation à votre appel d’offres. En lançant une DI, vous vous assurez que votre appel d’offres est pertinent et bien documenté, ce qui vous permet d’obtenir des offres plus compétitives, des solutions sur mesure et, en fin de compte, une meilleure adéquation entre les besoins de votre entreprise et les services proposés par les fournisseurs potentiels.

3. Définir les critères de réussite : à quoi ressemblerait un résultat d’appel d’offres réussi?

Imaginez-vous six semaines après avoir attribué vos voies aux soumissionnaires retenus dans votre appel d’offres – à quoi ressemble le succès? Considérez les points suivants :

  • À quoi ressemblera le rapport d’appel d’offres présenté à votre direction?
  • Quels sont les ICP que vous allez suivre?
  • Quelles sont les attentes minimales en matière d’ICP pour que les fournisseurs restent dans votre réseau?
  • Comment le service à vos clients sera-t-il amélioré?
  • Comment ces fournisseurs de services vous aideront-ils à rationaliser vos opérations?
  • Comment allez-vous évaluer les fournisseurs à long terme pour identifier ceux qui apportent le plus de valeur ajoutée?
  • Comment déterminerez-vous si un fournisseur vous a vraiment fait économiser de l’argent?

Une définition précise des objectifs de votre entreprise vous aidera à établir les ICP pour l’appel d’offres. C’est une étape cruciale : même si les fournisseurs à bas prix peuvent sembler attrayants à premier examen, un service médiocre peut entraîner des coûts plus élevés à long terme. Il est essentiel de connaître la façon dont vous mesurerez le succès et de communiquer d’emblée vos attentes aux soumissionnaires.

4. Comment les fluctuations du marché du fret peuvent-elles affecter votre offre?

Sur le marché du fret, l’offre et la demande peuvent varier de manière significative. Sur le marché des transporteurs, les volumes de fret sont élevés et la disponibilité des camions est limitée, ce qui entraîne une hausse rapide des tarifs. En revanche, sur le marché des expéditeurs, où les volumes de fret diminuent et où les camions sont facilement disponibles, c’est une possibilité de réduire les coûts tout en maintenant des niveaux de service élevés.  Comprendre cette dynamique de marché vous aidera à mieux évaluer votre pouvoir d’achat, à structurer efficacement les contrats de fret et à planifier les évolutions du marché. Voici quelques éléments clés à analyser :

Réduction des coûts : Votre rôle consiste à minimiser les dépenses de la chaîne d’approvisionnement, de sorte que vous pouvez tirer parti de l’abondance des capacités pour négocier des tarifs plus bas. Cependant, il est important de reconnaître l’équilibre – les transporteurs doivent toujours faire des bénéfices, et des tarifs trop bas peuvent avoir de graves conséquences :

  • Si les taux sont trop bas en général, certains transporteurs pourraient être contraints de fermer leurs portes, ce qui aggraverait la pénurie de chauffeurs.
  • La réduction de l’accessibilité financière peut se traduire par une négligence de l’entretien, ce qui entraîne une augmentation des pannes, des accidents et des sinistres.
  • Les transporteurs frustrés sont susceptibles de fournir des niveaux de service inférieurs en raison de tarifs insoutenables.
  • Les transporteurs peuvent privilégier les chargeurs qui les ont traités équitablement pendant les périodes de ralentissement, lorsque le marché évolue en leur faveur.

Durée des contrats : Combien de temps devez-vous maintenir les tarifs des transporteurs? Dans un marché à faible volume et à forte capacité, les expéditeurs lancent souvent des appels d’offres pour obtenir des prix plus bas de la part de leur réseau de transporteurs. Le principe est que si un transporteur veut maintenir votre clientèle, il doit réduire ses tarifs. Cependant, il faut tenir compte du fait que les catastrophes naturelles, les événements géopolitiques, les élections ou les pandémies peuvent rapidement faire basculer le marché en faveur des transporteurs. Dans ce contexte, les transporteurs risquent de ne pas respecter les taux bas auxquels ils s’étaient engagés, car ils peuvent trouver ailleurs des opportunités plus rentables. En étant irréaliste dans vos propositions, vous risquez de rendre votre chaîne d’approvisionnement vulnérable.

Les chaînes d’approvisionnement et les transporteurs dépendent les uns des autres pour réussir. Un traitement équitable, même lorsque vous avez l’avantage, est un élément clé pour établir des relations durables et mutuellement bénéfiques.

5. Quelles sont les exigences légales à respecter pour éviter des retards éventuels?

Les conditions générales d’un contrat aident à fournir des protections juridiques et des repères dans les relations avec les fournisseurs. Connaître les points de discorde les plus fréquents chez les transporteurs lors de l’examen des conditions générales et y remédier dès le départ permet d’éviter les retards ultérieurs. De nombreuses questions courantes liées aux conditions générales de vente concernent la responsabilité, l’assurance et les conditions de paiement. Évitez les longs problèmes de mise en œuvre en rationalisant le processus juridique dès le départ.

6. Dans quelle mesure cette décision peut-elle être mise en œuvre au sein de mon organisation?

Après l’appel d’offres, est-il facile de changer de fournisseur? Sera-t-il possible de le faire dans l’ensemble de votre entreprise, ou seulement dans certaines unités commerciales ou régions? Les réponses à ces questions vous aideront à comprendre la portée de votre autorité pour mettre en œuvre des changements sur la base des résultats de l’appel d’offres. Pour que le processus de mise en œuvre d’un appel d’offres soit couronné de succès, il est essentiel d’assurer la cohérence à l’échelle de l’entreprise et d’obtenir le soutien de toutes les parties prenantes.

7. Quel est le montant total de vos dépenses de fret liées à cet appel d’offres –
y compris les frais et les coûts supplémentaires?

Travaillez avec assiduité pour obtenir une compréhension précise du coût total du fret pour les voies que vous soumettez à l’appel d’offres, y compris les frais d’accès. Une bonne connaissance de vos coûts de transport actuels vous permettra d’évaluer plus efficacement les propositions.

Utilisez ces informations pour évaluer de manière critique les propositions que vous recevez. Si un taux vous paraît trop avantageux pour être vrai, c’est probablement le cas. N’oubliez pas que de nombreuses entreprises dépendent des frais supplémentaires pour maintenir leurs marges. Ne vous laissez donc pas abuser par des taux de base bas sans tenir compte de l’impact des frais supplémentaires.

8. À quoi ressemblera la nouvelle normalité après l’offre de fret?

En déterminant le nombre de prestataires de services de transport que vous souhaitez avoir dans votre réseau après avoir remporté un appel d’offres, vous déterminerez la manière dont vous traiterez les réponses aux appels d’offres.

  • Souhaitez-vous avoir plusieurs transporteurs sur les voies à fort volume afin de garantir une capacité constante?
  • Préférez-vous consolider le plus grand nombre possible de services et de modes auprès d’un seul fournisseur afin d’améliorer la gestion du réseau?
  • Opterez-vous pour un système d’appel d’offres en cascade ou attribuerez-vous un volume prédéfini à chaque soumissionnaire retenu?

Il est toujours préférable d’établir des relations avec vos fournisseurs, y compris en rencontrant leurs dirigeants, si possible. Découvrez des relations stratégiques et invitez-les à vous consulter sur votre chaîne d’approvisionnement afin de découvrir des possibilités d’économies de coûts, qu’ils soient matériels ou immatériels. Le fait de faire de votre prestataire de transport un partenaire stratégique peut avoir des effets bénéfiques durables sur votre chaîne d’approvisionnement et favoriser la croissance de votre entreprise. 

9. Comment allez-vous communiquer avant, pendant et après la procédure d’appel
d’offres?

Une communication sans faille avec tous les soumissionnaires, y compris le partage d’informations détaillées sur vos exigences et vos attentes en matière de valeur, minimisera le risque de problèmes après l’attribution de vos voies. Efforcez-vous de communiquer à tout prix et n’ayez pas peur de rappeler et de vous répéter pour faire passer votre message.

SOLUTIONS DE GESTION DES
TRANSPORTS DE TRAFFIX

Chez TRAFFIX, nous sommes experts dans la résolution de problèmes logistiques complexes pour les expéditeurs. Grâce à nos solutions de gestion des transports (MTS), nous prenons en charge les tâches ardues liées aux appels d’offres de fret, notamment la sélection des transporteurs, la gestion des communications et l’examen des appels d’offres pour le compte de nos clients. Au-delà de l’administration des appels d’offres pour nos clients MTS, notre vaste connaissance du secteur des transports, qui a participé à des milliers d’appels d’offres, a fait de nous des experts des deux côtés de la procédure d’appel d’offres. Êtes-vous intéressé par l’externalisation d’une partie ou de la totalité de votre chaîne d’approvisionnement? Contactez TRAFFIX dès aujourd’hui!

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