¿Tu red de transporte es más complicada de lo necesario?

Autoevaluación para embarcadores

Gestionar múltiples proveedores de transporte, sistemas y procesos suele ser una parte necesaria de la operación de una red de transporte. Sin embargo, a medida que las redes crecen, también puede aumentar la carga administrativa necesaria para gestionarlas, a veces sin que te des cuenta de cuánto tiempo y dinero estás destinando a la coordinación.

Entonces, ¿cómo saber si tu red de transporte se ha vuelto más complicada de lo necesario?

Puedes evaluar la complejidad de tu red de transporte analizando tres aspectos: cuántos proveedores y sistemas administra tu equipo, cómo se distribuyen las responsabilidades y cuánto trabajo administrativo se requiere para mantener las operaciones en funcionamiento.

Esta autoevaluación te guiará a través de estos tres aspectos y te ayudará a identificar dónde la complejidad de tu red podría estar generando costos evitables.

¿De dónde surge la complejidad
de una red de transporte?

Las redes de transporte suelen evolucionar con el tiempo. Se incorporan nuevos transportistas para cubrir diferentes rutas, cambian los requisitos de servicio y se implementan sistemas adicionales para mejorar procesos específicos.

Aunque cada decisión puede resolver una necesidad operativa inmediata, el efecto acumulado puede generar una red fragmentada que requiere una mayor supervisión manual.

Por ejemplo, un embarcador puede trabajar con diferentes proveedores para el transporte de carga completa (FTL), carga consolidada (LTL), transporte expedito y transporte transfronterizo. Cada proveedor puede contar con su propia plataforma de rastreo, proceso de facturación y requisitos de comunicación.

El desafío no radica necesariamente en la cantidad de proveedores, sino en qué tan eficientemente trabajan en conjunto esos proveedores, sistemas y procesos.

Tres áreas a evaluar

1. Gestión de proveedores y sistemas
   Si bien trabajar con múltiples proveedores de servicios puede ofrecer ventajas importantes, como una mayor cobertura, servicios especializados y más opciones de capacidad, también es fundamental considerar el tiempo y los recursos necesarios para gestionar esas relaciones.
   
   Hazte las siguientes preguntas:
   – ¿Cuántos transportistas y brokers administra activamente tu equipo?
   – ¿Cuántos proveedores manejan únicamente un pequeño porcentaje de tu carga? ¿Consolidar el volumen con proveedores actuales podría mejorar la eficiencia sin comprometer el servicio o la capacidad?
   – ¿Cuántos contratos, acuerdos tarifarios y procesos de facturación diferentes se deben gestionar?
   – ¿Con qué frecuencia es necesario contactar a varios proveedores para resolver un problema relacionado con un envío?
   – ¿Cuántas plataformas tecnológicas necesita aprender a utilizar y administrar tu equipo?
   
   El objetivo no es necesariamente reducir la cantidad de proveedores en tu red, sino determinar si cada relación aporta suficiente valor para justificar el esfuerzo administrativo que requiere.
2. Carga de trabajo administrativo
   La información de los envíos puede estar distribuida entre un sistema de gestión de transporte (TMS), portales de transportistas, hojas de cálculo y plataformas internas. Aunque cada herramienta cumple una función específica, la falta de integración entre los sistemas puede dificultar el acceso a información de transporte precisa y consistente sin realizar trabajo manual adicional.
   
   Por ejemplo, un envío puede entregarse a tiempo y contar con información de rastreo precisa, pero tu equipo podría necesitar recuperar los documentos de entrega, verificar los cargos y conciliar los datos de varios sistemas antes de aprobar la factura de transporte.
   
   Hazte las siguientes preguntas:
   – ¿Cuántos sistemas utiliza tu equipo para planificar, ejecutar, rastrear y pagar los envíos?
   – ¿Tu equipo puede consultar el estado de los envíos, los costos de transporte y los datos de desempeño de los transportistas sin tener que combinar manualmente información de diferentes fuentes?
   – ¿Con qué frecuencia los empleados deben ingresar los mismos datos en distintos sistemas?
   – ¿Cuánto tiempo se dedica a investigar las discrepancias entre los registros de envío, los documentos de entrega y las facturas de transporte?
   – ¿Tu equipo puede generar reportes de transporte precisos sin tener que recopilar y consolidar datos manualmente?
   
   El problema no radica necesariamente en la cantidad de sistemas que utilizas, sino en qué tan bien funcionan en conjunto. Cuando la información no fluye de manera eficiente entre las plataformas, los empleados dedican tiempo valioso a conciliar registros, corregir discrepancias y preparar reportes, en lugar de enfocarse en la planificación del transporte, el desempeño de los transportistas y la optimización de costos.
3. Roles y responsabilidades
   La ejecución de las operaciones de transporte implica múltiples actividades, desde la selección de transportistas y la asignación de cargas hasta el rastreo de envíos, la gestión de incidencias y el pago de fletes. Cuando estas responsabilidades se distribuyen entre varios equipos y proveedores, la falta de claridad sobre quién es responsable de cada tarea puede generar trabajo duplicado, retrasos en la toma de decisiones y problemas que tardan más de lo necesario en resolverse.
   
   El mapeo de la cadena de suministro puede ayudar a identificar cómo se relacionan los participantes, los procesos y las responsabilidades, lo que facilita detectar dónde se duplican las tareas o se pierde información entre los equipos.
   
   Hazte las siguientes preguntas:
   – ¿Están claramente definidas las responsabilidades en cada etapa del ciclo de un envío, desde la selección del transportista hasta el pago del flete?
   – Cuando un envío requiere intervención, ¿existe una persona de contacto claramente designada para coordinar la solución?
   – ¿Varios empleados o departamentos realizan las mismas tareas relacionadas con el transporte?
   – ¿Quién es responsable de investigar y resolver las discrepancias entre las tarifas contratadas y los cargos facturados?
   – ¿Existen procedimientos de escalamiento establecidos para retrasos en las entregas, incumplimientos en el servicio u otras incidencias?
   – ¿Con qué frecuencia los problemas requieren múltiples transferencias de responsabilidad o seguimientos repetidos antes de resolverse?
   
   El objetivo es establecer responsabilidades claras sin crear niveles innecesarios de coordinación. Cuando los empleados saben quién es responsable de cada proceso y cómo deben escalarse los problemas, los equipos pueden resolver las incidencias más rápido, reducir la duplicación de tareas y dedicar menos tiempo a determinar quién debe encargarse del siguiente paso.

Identifica oportunidades para
simplificar tu red de transporte

Una red de transporte compleja no es necesariamente ineficiente. Los diferentes requisitos de transporte suelen requerir proveedores, equipos y servicios especializados.

El objetivo no es simplemente reducir la cantidad de transportistas o sistemas, sino identificar dónde los procesos desconectados, la duplicación de responsabilidades y las tareas manuales están generando costos evitables o limitando la visibilidad.

Comprender estos desafíos es el primer paso para desarrollar una operación de transporte más coordinada y eficiente.

¿Cuánto te está costando realmente la complejidad de tu red de transporte?

No todos los costos de transporte aparecen en las facturas de flete. Algunos están ocultos en el tiempo que los empleados dedican a gestionar proveedores, resolver discrepancias y realizar las tareas administrativas necesarias para mantener los envíos en movimiento.

Aunque estas actividades forman parte de las operaciones habituales de transporte, su frecuencia y los recursos necesarios para llevarlas a cabo pueden revelar oportunidades para mejorar la eficiencia.

Comienza por analizar cuatro aspectos:

• Discrepancias en las facturas de flete: ¿Cuántas facturas requieren una revisión o corrección antes de su pago? ¿Cuánto tiempo dedica tu equipo a resolver estas discrepancias?

• Cargos adicionales: ¿Con qué frecuencia se generan cargos por detención, esperas prolongadas u otros servicios adicionales? ¿Los cargos recurrentes están relacionados con deficiencias en la programación, la comunicación o los procesos?

• Seguimiento de envíos: ¿Cuánto tiempo dedica tu equipo a contactar a los transportistas para obtener actualizaciones sobre el estado de los envíos, resolver incidencias o localizar documentos de transporte?

• Elaboración manual de reportes: ¿Cuántas horas se dedican a recopilar, conciliar y consolidar datos de transporte provenientes de diferentes proveedores y sistemas?

Las disputas relacionadas con las facturas, los cargos adicionales que requieren revisión, la elaboración manual de reportes y el seguimiento constante de los envíos son buenos puntos de partida. Cada una de estas actividades puede formar parte de las operaciones habituales de transporte, pero su frecuencia y el tiempo necesario para resolverlas pueden revelar ineficiencias.

Llevar un registro de la frecuencia de estas actividades y del tiempo dedicado a gestionarlas puede ayudar a establecer un punto de referencia para comprender mejor tus costos administrativos.

Por ejemplo, si tres empleados dedican cinco horas semanales cada uno a conciliar manualmente los datos de transporte, eso representa 780 horas al año. Considerando un costo laboral total estimado de $40 USD por hora, esto equivale a $31,200 USD anuales en costos administrativos dedicados a una sola actividad.

No todos esos costos son necesariamente evitables, pero identificar en qué actividades se invierte el tiempo ayuda a determinar qué mejoras podrían generar el mayor valor operativo.

¿Cuándo deberías considerar
un enfoque más integrado?

No todas las ineficiencias requieren cambios importantes en tu red de transporte. Algunos problemas pueden resolverse aclarando las responsabilidades, mejorando la integración de los sistemas o estandarizando los procesos entre los proveedores actuales.

Sin embargo, cuando la falta de integración entre los procesos afecta diferentes áreas de tu operación, como la gestión de transportistas, la ejecución de envíos, la elaboración de reportes y el pago de fletes, puede valer la pena evaluar un enfoque más integrado para la gestión del transporte.

Las soluciones de transporte administrado de TRAFFIX integran estas funciones mediante una gestión coordinada de transportistas, el rastreo de envíos, la elaboración de reportes de desempeño, así como la auditoría y el pago de fletes. El objetivo es mejorar la gestión de las operaciones de transporte sin comprometer la cobertura de transportistas ni los requisitos de servicio que necesita la red.

Para los embarcadores que consideran este enfoque, comprender los procesos de trabajo actuales es un punto de partida importante. TRAFFIX explica este proceso en su artículo Cómo aprovechar al máximo el transporte administrado: implementación.